Wirkung vor Watt: Technik beginnt mit der Vision

Der wichtigste Schritt kommt vor der Offerte: Du musst wissen, was du willst – nicht technisch, sondern emotional und inszenatorisch. Willst du fünf Personen gleichzeitig auf einer Bühne ins Gespräch bringen? Eine Marke emotional aufladen? Oder eine Show mit Wow-Effekt schaffen?

Nur wer die gewünschte Wirkung klar formuliert, kann ein passendes technisches Angebot erhalten. Gute Technikpartner leiten daraus ab, welche Lösungen sinnvoll sind – ob spezielle Lichtführungen, Kamerasetups oder Livestream-Equipment.

Tipp: Notiere eine einfache Wunschliste zur gewünschten Wirkung deines Events. Je konkreter du bist, desto besser kann dein Technikpartner passende Lösungen anbieten.

So liest du eine Technik-Offerte richtig

Auch ohne technisches Fachwissen kannst du zentrale Punkte prüfen – ähnlich wie bei einem Catering-Angebot:

• Sind alle Hauptgewerke enthalten? Ton, Licht, Video, ggf. Dolmetschertechnik oder Spezialeffekte?
• Gibt es schwammige Begriffe wie «Standard-Setup»? Frag nach, was konkret dahintersteckt.
• Ist der Ablauf sauber aufgelistet? Aufbauzeiten, Proben, Showdauer?
• Sind Proben explizit eingeplant? Fehlende Proben führen später oft zu teuren Zusatzstunden.
• Tauchen Formulierungen wie «nach Aufwand» auf? Kläre, was genau darunter zu verstehen ist – besonders beim Personal.

Die grössten Stolperfallen – und wie du sie vermeidest

Viele Eventverantwortliche haben keine tiefe Technikaffinität – und genau das kann zu teuren oder unpassenden Lösungen führen. Hier die häufigsten Fehlerquellen:

Versteckte Kosten

Ungeplante Proben, spontane Verlängerungen oder Sonderwünsche vor Ort treiben die Personalkosten schnell in die Höhe.
Tipp: Kläre mit dem Technikpartner frühzeitig den genauen Ablauf – und frage nach Puffern.

Technik-Overkill

Manche Anbieter liefern mehr als nötig – etwa Lichtshows, die vom eigentlichen Inhalt ablenken.
Tipp: Halte an deiner Wirkungsvorstellung fest – und gib deinem Partner klare Leitplanken.

Fehlende Vergleichbarkeit

Offerten sind nur vergleichbar, wenn alle Anbieter dieselbe Grundlage haben.
Tipp: Stelle ein einheitliches Briefing zur Verfügung – und lasse dir erklären, warum es Unterschiede gibt (z. B. bei Personalkosten oder Technikqualität).

Vertrauen ist gut – gezielte Kontrolle besser

Technik ist Vertrauenssache – aber blinder Glaube hilft nicht. Wer technische Offerten einfach durchwinkt, riskiert Überraschungen vor Ort, unnötige Kosten oder eine Umsetzung, die am Ziel vorbeigeht.

Gerade wenn technisches Know-how im Team fehlt, lohnt es sich, gezielt Unterstützung beizuziehen. Eine erfahrene Projektleitung oder ein externer Technikberater kann:

• die Offerte auf Plausibilität prüfen
• Fachbegriffe übersetzen und einordnen
• fehlende Positionen oder unrealistische Annahmen identifizieren
• gezielte Rückfragen stellen, bevor es zu spät (oder teuer) wird

Auch bei vertrauten Dienstleistern ist eine kritische Zweitmeinung hilfreich – nicht aus Misstrauen, sondern um gemeinsam die beste Lösung zu finden. Gute Technikpartner schätzen diese Auseinandersetzung, weil sie zeigt, dass das Event ernst genommen wird.

Tipp: Wer sich gezielt vorbereitet – mit klaren Anforderungen, einem strukturierten Briefing und gezielten Kontrollfragen – steigert nicht nur die Qualität des Ergebnisses, sondern spart auch Zeit und Budget in der Umsetzung.